La présente politique de protection de la vie privée (« Politique ») explique comment Pikobuz Inc. (« Pikobuz ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels, c’est-à-dire tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, dans le cadre de ses activités, y compris l’exploitation de la plateforme GRIFORI (la « Plateforme ») accessible à l’adresse web https://www.grifori.com et tout site web, application et service connexe (l’ensemble, y compris la Plateforme, étant désigné comme les « Services »).

Les moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels sont présentés au premier article des présentes. Les types de renseignements personnels collectés et les fins distinctes auxquelles ils sont recueillis sont indiqués à l’article 2. Les catégories de tiers à qui nous sommes susceptibles de communiquer des renseignements personnels à ces mêmes fins, ou à d’autres fins dans la mesure prévue par la loi, sont indiqués à l’article 3. Veuillez d’ailleurs noter qu’il est possible que certains renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, voire du Canada, comme précisé à l’article 7. Cette Politique renseigne également les personnes concernées sur leurs droits relativement à la protection de leurs renseignements personnels, à l’article 9.

Dans cette Politique, toute référence à Pikobuz comprend l’ensemble des sociétés de son groupe corporatif. Les expressions « nous », « nos » et « notre » renvoient donc à l’entité au sein de ce groupe qui est responsable du traitement de vos renseignements personnels. Les expressions « vous », « vos » et « votre » renvoient à toute personne susceptible d’être concernée par des renseignements personnels dont nous serions responsables, y compris les utilisateurs des Services et visiteurs du site web de la Plateforme.

1. MOYENS DE COLLECTE

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels de différentes façons, notamment :

1.1 Information recueillie auprès de vous

Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous communiquez dans le cadre de votre utilisation des Services, par exemple :

- Lorsque vous remplissez nos formulaires d’abonnement aux Services et de création de compte ou de profil d’utilisateur, et chaque fois que vous modifiez vos paramètres et informations y afférents, le cas échéant;

- Lorsque vous utilisez les fonctions interactives des Services;

- Lorsque vous communiquez avec nous au sujet des Services, y compris dans le but de poser une question, de soumettre un commentaire ou de formuler une plainte (service à la clientèle);

- Lorsque vous vous inscrivez à nos listes d’envoi, pour recevoir des communications par courriel ou services de messagerie, selon le cas applicable, concernant les dernières nouvelles et évolutions des Services, ou pour recevoir des communications publicitaires ou promotionnelles concernant les Services; ou

- Lorsque vous répondez à un sondage figurant sur la Plateforme ou par le biais d’un lien figurant sur la Plateforme vous conduisant vers le site web d’un tiers aux fins du sondage.

Si vous ne nous fournissez pas les renseignements demandés, il se peut que nous ne puissions pas exécuter certains Services. Nous vous en informerons si tel est le cas au moment opportun.

1.2 Information recueillie de manière automatique

Lorsque vous utilisez nos Services ou visitez le site web de la Plateforme, votre appareil et nos serveurs échangent automatiquement certaines informations. Nous recueillons ainsi certaines données de nature technique au sujet de votre équipement et de votre navigation en ligne (voir aussi « données techniques » à l’article 2 ci-dessous). Selon les circonstances, certaines de ces données peuvent constituer des renseignements personnels.

Nos Services utilisent notamment des fichiers « témoins », c’est-à-dire de petits fichiers de données que nos Services transmettent à votre appareil, lesquels peuvent ensuite être stockés sur le disque dur de votre ordinateur afin de nous permettre de vous reconnaître à vos prochaines visites ou connexions à nos Services. Nous utilisons les témoins afin de comprendre quels aspects de nos Services sont les plus utilisés et quels aspects nous devons optimiser, ce qui nous permet de planifier les améliorations de nos Services, y compris l’expérience utilisateur. Vous pouvez configurer votre navigateur de façon à être avisé lorsque vous recevez un témoin, ou de façon à refuser certains témoins. Cependant, si vous décidez de refuser certains témoins de nos Services, vous ne pourrez peut-être pas profiter de certains avantages ou fonctionnalités.

Nos Services peuvent également utiliser une technologie appelée « balises Internet » ou « pixels invisibles ». Cette technologie nous permet de comprendre quelles pages de notre Plateforme vous consultez. Nous utilisons ces balises Internet afin d’optimiser et d’adapter la Plateforme pour vous et d’autres utilisateurs ou visiteurs éventuels.

Nous pouvons aussi recueillir certaines informations techniques sur vous lorsque vous visitez d’autres sites web qui utilisent nos témoins, le cas échéant.

1.3 Réseaux sociaux

Nous pouvons recueillir les informations transmises par des plateformes de réseautage social (par ex. Facebook) lorsqu’une personne visite ou interagit avec l’une de nos pages ou l’un de nos comptes sur ces plateformes. Ces plateformes sont régies par des politiques de protection des renseignements personnels distinctes de la nôtre.

2. TYPES ET UTILISATIONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

Nous pouvons recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de renseignements personnels à votre sujet que nous avons regroupés dans cette section qui résume les manières dont nous prévoyons utiliser les renseignements personnels.

Nous limitons la collecte et l’utilisation des renseignements personnels à ceux qui sont raisonnablement nécessaires pour atteindre les fins d’utilisation spécifiques pour lesquelles ils sont recueillis ou qui sont autrement permises par la loi. De plus, l’accès aux renseignements personnels au sein de Pikobuz est restreint à ceux qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions.

Création d’un compte ou profil utilisateur

Les informations de compte ou profil utilisateur incluent le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’adresse courriel, l’avatar ou la photo de profil, les préférences utilisateur et la sauvegarde de votre session d’utilisation en vue de votre prochaine visite.

Nous utilisons ces renseignements pour créer et administrer votre profil utilisateur, pour vous envoyer des avis par rapport à l’administration de votre compte d’utilisateur et pour vous permettre d’utiliser les fonctionnalités réservées aux détenteurs de compte et de profils.

Abonnement aux Services

Les données transactionnelles incluent les données liées aux abonnements et paiements des Services, notamment le nom, l’adresse courriel, l’adresse de livraison, l’adresse de facturation, et l’historique transactionnel liés à votre profil utilisateur. Veuillez noter que nous ne conservons aucune information sur vos cartes de crédit et traitons ces informations par l’entremise de notre fournisseur de solution de paiement en ligne, Stripe. Si vous souhaitez lire la politique de confidentialité de Stripe, visitez https://stripe.com/en-ca/privacy.

Nous utilisons les données de transaction pour traiter votre demande et vous fournir les Services que vous avez achetés.

Utilisation de fonctions interactives

Tous les renseignements partagés dans le cadre de la soumission de contenu sur la Plateforme.

Selon le contenu et les fonctionnalités disponibles, vous pourriez participer à des fonctionnalités interactives sur la Plateforme, par exemple, des récits interactifs, des forums de discussion, des partages de commentaires et des contributions au contenu. Pour participer à ces fonctionnalités interactives, il peut vous être demandé de fournir des renseignements personnels. N’oubliez pas que votre nom et l’avatar ou photo de profil et les autres renseignements que vous décidez de partager dans ce cas seront accessibles aux autres Utilisateurs de votre Groupe (tel que ces termes sont définis dans nos Modalités d’utilisation).

Service à la clientèle

Communication avec nous au sujet des services que nous offrons ou dans le but de poser une question, de soumettre un commentaire ou de formuler une plainte. Les coordonnées de communication incluent le nom, le prénom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, l’adresse postale et les préférences de contact.

Nous utilisons ces renseignements pour traiter votre demande et pour vous transmettre de l’information sur les services et les produits que nous offrons. Si vous choisissez de nous transmettre un formulaire de rétroaction électronique ou de nous transmettre un courriel avec vos commentaires, questions ou rétroactions, nous pouvons recueillir certains de vos renseignements personnels ainsi que vos commentaires, suggestions ou rétroactions. Le cas échéant, ces renseignements personnels seront utilisés pour répondre à vos commentaires, questions ou rétroactions. Nous pouvons également utiliser vos commentaires, suggestions ou rétroactions afin de surveiller et/ou d’améliorer nos Services.

Inscription à nos listes d’envoi, communications et services de messagerie par courriel

Les données de marketing incluent vos préférences pour recevoir du marketing de notre part et vos préférences de communication, et vos coordonnées de communication (voir ci-dessus).

À l’occasion, nous pouvons recueillir certains renseignements personnels (par exemple nom, prénom, code postal, pays, province, numéro de téléphone et adresse courriel) afin de vous transmettre des courriels concernant nos services ou promotions, ainsi que ceux de tiers avec lesquels nous avons un lien. Vous pouvez retirer votre adresse courriel de la liste de distribution en tout temps en suivant les instructions figurant dans chacun de nos courriels. Vous pouvez également retirer votre adresse courriel de notre liste de distribution en communiquant avec nous comme indiqué à la rubrique « Pour communiquer avec nous », à l’article 10 des présentes. Votre demande sera traitée dans les délais prescrits par la loi, le cas échéant.

Réponse à un sondage

Les réponses de sondage incluent toutes les réponses aux sondages auxquels vous participez.

Nous utilisons les renseignements personnels fournis dans le cadre d’un sondage pour améliorer nos Services.

Réseaux sociaux

Lorsque vous visitez ou interagissez avec l’une de nos pages ou l’un de nos comptes sur des sites ou applications de réseautage social, nous pouvons avoir accès à certains renseignements associés à votre compte sur la plateforme en question selon ce qui est prévu aux conditions d’utilisation et politique de protection des renseignements personnels de cette plateforme (ces renseignements peuvent inclure, par exemple, votre nom, nom d’utilisateur, adresse courriel, photo de profil, âge et genre, etc.).

Nous pouvons utiliser ces renseignements à des fins de développement et d’amélioration de nos Services, à des fins statistiques, à des fins d’analyses sur nos utilisateurs, leurs habitudes et leurs besoins.

Données techniques et d’utilisation des Services

- Les données techniques incluent l’adresse IP (protocole Internet), vos données de connexion, le nombre de clics et d’autres informations connexes, telles que les sites web que vous avez visités immédiatement avant et après votre visite ou connexion à la Plateforme, vos réglages concernant le fuseau horaire et la zone géographique, le fournisseur de services Internet que vous utilisez et les autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à nos Services;

- Les données d’utilisation incluent le nombre de visites sur la Plateforme, la date et le temps moyen passé sur la Plateforme, ainsi que des informations sur la manière dont vous utilisez nos Services.

Lorsque vous consultez nos Services, Pikobuz recueille certains renseignements concernant votre équipement et utilisation des Services. Nous recueillons les adresses IP (protocole Internet) de tous les visiteurs et utilisateurs de notre Plateforme, les données sur leur parcours de navigation, ainsi que d’autres renseignements tels les sites web consultés immédiatement avant et après le nôtre, les pages demandées, le type de navigateur, le système d’exploitation, le fournisseur de services Internet que vous utilisez, le nombre de fois que vous avez consulté nos Services et la date et le temps moyen que vous avez passé sur la Plateforme. Nous utilisons ces renseignements pour administrer nos Services, y compris la Plateforme, surveiller, protéger et améliorer nos Services, déterminer comment ils sont utilisés, comprendre quelles portions de notre Site Web sont populaires et faire l’analyse des tendances et des habitudes d’utilisation.

Bases de données de gestion des relations avec la clientèle (CRM)

Lorsque vous participez à l’une ou l’autre des activités décrites précédemment, nous recueillons les renseignements personnels fournis dans le cadre de ces activités pour compléter et actualiser nos banques de données relatives à la gestion des relations avec la clientèle. Dans ce contexte, les renseignements personnels recueillis servent à générer des listes d’envoi et des rapports à usage interne sur les relations entre Pikobuz et ses clients ou clients potentiels afin de surveiller et (ou) d’améliorer nos Services.

3. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à ne communiquer des renseignements personnels à des tiers qu’avec votre consentement ou dans la mesure autrement permise par la loi, et à respecter toutes les exigences légales encadrant toute telle communication. Notamment, nous pouvons transférer des renseignements personnels ou en donner l’accès aux catégories des personnes suivantes :

- Aux autres Utilisateurs de votre Groupe : Votre nom et avatar ou photo de profil, le Contenu que vous décidez de partager au sein d’un Groupe, de même que les commentaires et autres contributions que vous choisissez de diffuser par l’entremise des fonctionnalités interactives de la Plateforme, seront communiqués aux autres membres du Groupe en question (les termes portant la majuscule sont définis dans nos Modalités d’utilisation). Dans la mesure où ce qui précède comprend des renseignements personnels, ceux-ci seront donc divulgués au sein du Groupe;

- Nos fournisseurs de services : Il s’agit des tiers qui fournissent des services pour notre compte en vertu d’un contrat. Nos fournisseurs de services sont tenus d’appliquer des mesures propres à assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels impliqués et ne sont pas autorisés à les utiliser pour leurs propres fins, ni toute autre fin qui n’est pas nécessaire à la fourniture des services que nous leurs avons confiés;

- Des autorités judiciaires, réglementaires, policières ou autres investies de pouvoirs d’enquête : Nous et nos fournisseurs de services peuvent communiquer des renseignements personnels pour se conformer à un mandat de perquisition ou toute autre demande de divulgation ou ordonnance contraignante valablement émise par une autorité compétente, notamment un organisme d’enquête en cas de violation d’une entente ou de manquement à la loi, ou comme autrement requis ou permis par la loi. Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels, au besoin, en vue de faire valoir nos droits ou des moyens de défense dans le cadre d’actions en justice, ou encore dans le but de prévenir des pertes réelles ou présumées ou d’éviter des blessures corporelles ou des dommages matériels;

- Toute tierce partie à certaines transactions commerciales : Lorsque la communication de renseignements personnels s’avère nécessaire aux fins de la conclusion de certaines transactions commerciales à laquelle nous entendons être partie, la loi nous autorise à communiquer ces renseignements à l’autre partie à la transaction, sous réserve du respect des exigences légales, y compris l’obtention d’engagements de confidentialité de la part de l’autre partie. Les transactions concernées sont celles relatives à l’aliénation ou la location de tout ou partie de notre entreprise ou des actifs dont nous disposons, à la modification de notre structure juridique par fusion ou autrement, et à l’obtention d’un prêt ou toute autre forme de financement ou d’une sûreté garantissant certaines de nos obligations.

4. SITE WEBS ET SERVICES DE TIERS

Nos Services peuvent contenir des liens vers d’autres sites web ou services de tiers qui ne nous appartiennent pas et ne sont pas exploités ni fournis par nous, et sur lesquels nous n’exerçons donc aucun contrôle (« Services de tiers »). Nous affichons ces liens à des fins de commodité seulement et il ne s’agit pas d’un endossement, d’une approbation ou d’une recommandation quelconque de notre part à l’égard des Services de tiers vers lesquels ils conduisent. Seuls les tiers en question sont responsables de la protection des renseignements personnels recueillis ou autrement traités dans le cadre des Services de tiers, et ces tiers devraient avoir publié leurs propres politiques sur la protection de la vie privée. En outre, les Services de tiers sont assujettis aux conditions d’utilisation de ces tiers, non pas les nôtres. Nous recommandons ainsi de lire attentivement les politiques de confidentialité, conditions d’utilisation et autres mentions légales de ces tiers.

5. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité raisonnables propres à assurer la protection des renseignements personnels dont nous sommes responsables contre l’accès, l’utilisation, la communication, la perte et toute autre atteinte non autorisés, et à respecter les exigences légales applicables en matière de signalement et de documentation des incidents de sécurité portant atteinte à la protection des renseignements personnels.

À titre d’exemple, si un incident de sécurité se produit malgré les mesures de sécurité en place, nous évaluerons diligemment les risques de préjudice sérieux qui en découlent et le signalerons conformément à la loi auprès des personnes concernées, des autorités pertinentes, et de toute autre organisation qui, selon nous, peut réduire les risques de préjudice, selon le cas. Tout signalement aux personnes concernées comprendra les informations nécessaires pour qu’elles puissent comprendre l’importance de l’incident et prendre les mesures nécessaires pour réduire les risques de préjudice à leur égard. De plus, nous enquêterons sur les causes de l’incident, prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que des incidents de même nature ne se produisent à nouveau, et tiendrons à jour notre registre des incidents de sécurité interne.

6. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à ne conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils sont recueillis et utilisés, ou autrement pour respecter les exigences de la loi, après quoi nous les détruirons ou les anonymiserons.

Si nous utilisons des renseignements personnels pour prendre une décision relativement à une personne concernée, nous les conserverons pendant au moins un an par la suite.

Si nous refusons une demande d’accès ou de rectification (voir l’article 10), nous conserverons les renseignements visés par la demande aussi longtemps que les recours disponibles au requérant en vertu de la loi n’auront pas été épuisés.

7. TRANSFERTS DE RENSEIGNEMENT PERSONNELS À L’ÉTRANGER

Il est possible que les renseignements personnels pour lesquels nous sommes responsables soient communiqués, utilisés ou stockés à l’extérieur du Québec et du Canada, y compris par certains de nos fournisseurs de services qui pourraient être situés en territoire étranger, auquel cas nous nous engageons à respecter les exigences légales applicables en matière de transferts à l’étranger et à prendre les mesures raisonnablement nécessaires pour que ces renseignements puissent bénéficier d’un degré de protection conforme au droit applicable et aux principes généralement reconnus.

Ces renseignements pourraient néanmoins faire l’objet d’une divulgation aux autorités étrangères compétentes en vertu des lois applicables dans les territoires concernés.

8. MODIFICATION ET DIFFUSION DE CETTE POLITIQUE

Cette Politique peut être mise à jour de temps à autre pour tenir compte des changements apportés au droit applicable ou à nos pratiques en matière de renseignements personnels, auquel cas nous aviserons les personnes concernées par courriel ou tout autre moyen approprié.

Nous traiterons les renseignements personnels conformément à la plus récente version de la Politique, laquelle sera disponible en tout temps sur la Plateforme.

9. VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous disposez des droits décrits ci-dessous à l’égard de vos renseignements personnels, sous réserve des conditions et cas d’exception prévus par la loi :

- Accès aux renseignements personnels : Vous avez le droit de recevoir une copie de vos renseignements personnels. Sur demande, vos renseignements personnels informatisés vous seront communiqués sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

- Rectification ou suppression de renseignements personnels : Vous avez le droit d’exiger la rectification ou la suppression, selon le cas applicable, de vos renseignements personnels s’ils sont incomplets, inexacts ou équivoques, ou si leur collecte, communication ou conservation est contraire à la loi, y compris pour faire supprimer un renseignement périmé ou non nécessaire aux fins déterminées avant la collecte ou autrement permises par la loi. Vous pouvez également demander la rectification de tout renseignement personnel utilisé pour rendre une décision automatisée, comme décrit ci-dessous. En cas de demande de rectification ou de suppression, nous pourrions être amenés à vérifier l’exactitude des nouveaux renseignements que vous nous fournissez.

- Transfert de renseignements personnels : À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous communiquerons, à vous et tout tiers de votre choix, vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Notez que cela s’applique uniquement aux renseignements personnels informatisés que nous avons recueillis auprès de vous, et non ceux créés ou inférés à partir d’autres renseignements.

- Retrait du consentement à l’utilisation ou la communication de renseignements personnels : si l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels est fondée sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cela n’aura toutefois pas d’effet sur les utilisations et communications effectuées préalablement ou autrement permises par la loi. En cas de retrait du consentement, il se peut que nous ne puissions plus vous fournir les Services, en tout ou en partie, ce qui pourrait notamment nous empêcher de répondre à certaines de vos questions ou demandes, de vous fournir une assistance technique ou de vous aider de toute autre manière en lien avec l’utilisation des Services. Si tel est le cas, nous vous en informerons.

- Décision automatisée : Vous serez informé si nous utilisons vos renseignements personnels utilise des renseignements personnels afin que soit rendue une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de ceux-ci. Le cas échéant, vous pourrez demander d’être informé des renseignements personnels utilisés pour rendre la décision, ainsi que des raisons et principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision. Vous aurez en outre le droit de faire rectifier ces renseignements, au besoin, et vous aurez l’occasion de présenter des observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision.

- Droit de faire cesser une diffusion ou désindexer un hyperlien : Si jamais nous diffusons certains renseignements personnels vous concernant ou fournissons un hyperlien vers ceux-ci, et que leur diffusion contrevient à la loi ou une ordonnance judiciaire, ou encore que cela vous cause un préjudice grave relativement à votre réputation ou vie privée et que certaines autres conditions prévues par la loi sont réunies, vous avez le droit d’exiger que nous en cessions la diffusion ou que soit désindexé tout hyperlien permettant d’y accéder.

Pour exercer vos droits, vous devez vous adresser par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées indiquées à l’article 10. Il se peut que nous ayons besoin de vous demander des informations spécifiques afin de nous permettre de confirmer votre identité et ainsi vous permettre d’accéder à vos renseignements personnels ou d’exercer vos autres droits. Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les renseignements personnels ne sont pas divulgués à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Nous répondrons à toutes les demandes légitimes dans les trente (30) jours. Si nous ne pouvons acquiescer à votre demande, vous serez informés des raisons et de vos recours.

10. POUR COMMUNIQUER AVEC NOUS

Pour toute question, commentaire, plainte ou demande relative à l’exercice d’un droit concernant la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels, qui est notamment chargé de superviser les questions relatives à la présente Politique et nos pratiques en la matière :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : [email protected]